Da un maniaco dell’ordine e del controllo come me, non ci si
può che aspettare che un attenzione particolare a tutto ciò che fa rima con
sincronizzazione, organizzazione, pianificazione ecc ecc…
Per anni i miei schemini mi hanno portato spesso a sembrare
un po’ … strano … paranoico … qualcuno mi ha definito calcolatore ( ma era una
ragazza e penso che non le sia andato a genio il fatto che avesse meno peso nel
mio programma di altri miei piccoli piaceri :) )
Forse è proprio la potenzialità offerta dal mobile che mi ha
spinto verso il mondo dell’informatica … il pensare che si ha accesso diretto a
tutto il sapere del mondo, che possono esistere strumenti che se correttamente
configurati forniscono un marge di notizie, filmati, informazioni orientate
direttamente ai propri gusti personali … Per non parlare del cloud che per un
informatico come me rappresenta una vera è propria evoluzione … insomma mi
piace il modo in cui stà cambiando il modo di vivere e di interagire delle
persone … insomma odio chi passa il tempo a giocare sull’iphone e chi vede
negli smartphone il modo più veloce di collegarsi a face book, ma credo che
tralasciando alcune disfunzioni del sistema il mondo mobile stia letteralmente
facendo fare un salto evolutivo all’umanità …
… quindi quindi quindi … dov’ero arrivato?!?!
Aaaaaaaaaaa eravamo all’utilizzo di app che permettano di
pianificare al secondo le mie attività cosi da ridurmi la libertà al minimo :)
Di cosa abbiamo bisogno:
Magnifica app, che ci permetterà di sincronizzare i Google
Task con un interfaccia grafica accattivante semplice e soprattutto free
Non ha bisogno di presentazioni, tutti lo conosciamo, spesso lo usiamo ma in pochi ne
sfruttano le vere potenzialità.
Se le prime due app ci servono per
schematizzare e organizzare le nostre attività quotidiane my effectiveness
habits ci serve a “pesare” ogni nostro impegno e a mettere nella giusta
prospettiva l’utilità.
Partendo dal presupposto che la gestione degli impegni,
delle attività e del tempo in generale è assolutamente personale… CON QUESTO
POST NON VOGLIO FORNIRE UNA GUIDA DEFINITIVA, NE ESAURIENTE, MA VOGLIO SOLO
PORTARE LA MIA ESPERIENZA SU ALCUNI STRUMENTI CHE USO QUOTIDIANAMENTE E TROVO
MOLTO UTILI …
Any.DO
di fatto questa app gestisce semplicemente le to-do list, il
funzionamento è pressoché immediato e l’integrazione con Google Task rappresenta
uno dei suoi punti di forza, ma procediamo con ordine …
I punti di forza
- grafica gradevole e immediata
- gestione dei Google Task con sincronizzazione (molto utile
se come me rischiate di perdere tutti i dati)
- Notevole la nuova integrazione con Chrome che rappresenta
un bel punto di evoluzione per la gestione delle nostre attività giornaliere.
Personalmente utilizzo questo strumento per gestire gli
impegni di lavoro “immediati”
… scrivere questo, creare quell’altro, committare il tutto,
scrivere la documentazione …
insomma tutte quelle attività che puntualmente ti sfuggono
ma che non sono di vitale importanza, ne professionalmente ne umanamente…
Google Calendar
Salutiamo il mio salvatore, di fatto Google Calendar ti
permette di fare TUTTO!!! Non basterebbe un libro per spiegarne le potenzialità
e con questo post voglio semplicemente mostrare la creazione base di un
calendario e qualche accortezza per avere un buon “gantt” personale.
Come
si vede dallo screenshot, abbiamo sulla destra la ToDo List che verra gestita
da Any.DO mentre sulla destra ci troviamo davanti a un calendario vuoto che può
essere sincronizzato con l’app ufficale di Google Calendar (4).
La Gestione degli impegni può essere presentata in vario
modo
-
Giornalmente
-
Settimanalmente
-
Mensilmente
Trovo molto utili queste tre visioni, infatti ognuna di esse
ci presenta un particolare “spaccato” del nostro tempo, ad esempio, la visione
giornaliera permette di identificare con una specie di “Gantt” al contrario,
che ci fornisce una buona visione delle attività giornaliere, questa visione
risulta ancora più immediata se presa sulla visualizzazione settimanale mentre
nella visione mensile, io personalmente ci vedo se ho sfruttato bene il mio
tempo o meno :) più è colorata meglio è :) e considerando che la mia
pianificazione parte dalle 6.00 di mattino per concludersi alle 00.00 del
giorno seguente direi che è abbastanza piena (sette giorni su sette
naturalmente)
Uno degli intoppi più grossi che ho riscontrato in questo
strumento è una “cattiva” gestione delle categorie, infatti se inizi ad avere
un agenda particolarmente piena, la prima esigenza che nasce è quella di avere
un evidenza immediata dei diversi tipi di attività … evidenza che puoi avere
tramite l’uso di diversi colori … ma purtroppo ancora non è possibile ottenere
questa evidenza da smartphone …
Quindi da buon informatico … Workarround …
è infatti possibile creare vari calendari, ognuno dei quali
gestisce particolari attività, ognuno dei quali può avere un colore diverso :) :)
:)
Dopo aver creato i vari calendari abbiamo la possibilità di
creare gli eventi e di collegarli ai calendari appena creati in modo da avere
una situazione simile.
Mooooolto bello, naturalmente questo non è il mio calendario
:) un po’ troppo spoglio per i miei ritmi (e soprattutto le attività sono
lineari e non si sovrappongono) ma rende bene l’idea delle potenzialità dello
strumento.
E infine, dopo una programmazione attenta vorrei fare un
paio di passi indietro e parlare di un libro che ho letto un po’ di tempo fa e
che tra i vari argomenti trattava mooolto bene la parte di gestione del tempo e
gestione delle priorità.
Any.DO & The7Habits of Highly Effective People
Questo
libro è uno dei pilastri nel mondo dei testi manageriali e di sviluppo
personale e secondo me ha l’impagabile merito di riuscire a mettere nella
giusta prospettiva gli “avvenimenti” che invadono la nostra esistenza fornendo
al tempo stesso una metodologia efficace per gestire al meglio il nostro tempo
e la nostra vita, non condizionati da elementi esterni ma solo da una conoscenza
dei nostri valori e principi … insomma se vuoi avere il controllo della tua
vita è un ottimo punto di partenza per lavorarci su.
Questa metodologia è riportata nell’app My Effectiveness
habits che riporta tutti gli strumenti descritti nel libro … personalmente uso molto
questa app, perché mi ricorda che tra le centinaia di impegni programmati ogni
settimana ce ne sono alcuni che possono essere eliminati, mentre altri che
hanno un importanza strategica nella mia vita. E’ veramente difficile spiegare
in un paio di frasi cosa rappresenti questo strumento e in generale questo
libro, quindi spero semplicemente di avervi incuriositi per spingervi a testare
da soli sulla vostra vita questa metodologia, io posso solo dirvi che tra i tre
strumenti di cui ho parlato questo è senza alcun dubbio quello più utile.
Unico appunto sull’app … non esiste il concetto di
sincronizzazione … :( e questo mi rende moooolto moooooooooooolto triste :(
PS. Quasi dimenticavo, per sincronizzare i vari calendari sul dispositivo basterà aprire l'applicazione Calendar - Menu - Impostazioni - Aggiungi Account (se non è stato aggiunto in precedenza) - click sul nome dell'account Google - sarà a questo punto disponibile la lista dei calendari presenti, così da poter aggiungere i calendari di nostro interesse :)
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